PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ BAN HÀNH TÀI LIỆU

Từ phần mềm, nhân viên có thể quản lý phê duyệt ban hành, lập kế hoạch training, lệnh sản xuất mà không cần phải ký giấy tại văn phòng. Nhân viên có thể trực tiếp sử dụng tài liệu trên phần mềm mà không cần tìm giấy ở các kệ hồ sơ, chỉ cần click chọn tài liệu và ra lệnh yêu cầu in sử dụng thì phần mềm sẽ tạo lệnh in tài liệu mới cho nhân viên sử dụng.

Do ảnh hưởng của dịch Covid-19 trên toàn nước, nhiều công ty phải cho nhân viên ở nhà để làm việc. Với một số người lao động thì đây là lần đầu tiên họ trải nghiệm làm việc tại nhà, có nghĩa là họ phải làm thế nào để tập trung làm việc trong một môi trường có vẻ khó mà đạt hiệu suất công việc
Do ảnh hưởng của dịch Covid-19 trên toàn nước, nhiều công ty phải cho nhân viên ở nhà để làm việc. Với một số người lao động thì đây là lần đầu tiên họ trải nghiệm làm việc tại nhà, có nghĩa là họ phải làm thế nào để tập trung làm việc trong một môi trường có vẻ khó mà đạt hiệu suất công việc.

TÍNH  NĂNG/ CHỨC NĂNG TRONG PHẦN  MỀM

Phần mềm gồm các công cụ:

1.Tạo tài liệu mới trên phần mềm

Một tài liệu mới cần phải được soạn thảo và tải lên lưu trữ trên phần mềm

Sau đó sẽ được điều chỉnh từ nhiều bộ phận tham khảo khác nhau

Đến phê duyệt và chọn ngày ban hành sử dụng tài liệu trong công ty

Những tài liệu cũ sẽ được tự động chuyển sang trạng thái hết hiệu lực sử dụng và khoá lại không cho nhân viên tự ý sử dụng.

Phần mềm quản lý và ban hành tài liệu của Newtech hơn các phần mềm khác, là bạn có thể để trạng thái yêu cầu phê duyệt cần thiết, cần gấp cho trưởng phòng để trưởng phòng dễ dàng nắm bắt được thông tin cần thiết này. Ngoài ra phần mềm có chế độ phê duyệt nhiều cấp bậc trưởng phòng trong công ty giúp cho người soạn thảo không phải chờ đợi hay phải chạy từ phòng ban này qua phòng ban khác để xin xác nhận.

2.Tạo yêu cầu sử dụng tài liệu

Tài liệu đã được tải và ban hành trên phần mềm, được phân về các phòng ban sử dụng. Nhân viên có thể tạo các yêu cầu sử dụng như in tài liệu, đào tạo tài liệu mới…

Trong chức năng tạo yêu cầu in tài liệu để sử dụng,phần mềm có thể kiểm soát được số lượng in ấn của nhân viên, nhân viên cũng có thể tạo yêu cầu in nhiều lần một tài liệu. Ở chức năng này, phần mềm sẽ giúp nhân viên tránh lãng phí giấy in hay phải thu hồi lại tài liệu đã in khi có tài liệu mới được ban hành hay cập nhập.

Lên kế hoạch đào tạo nhân viên khi có tài liệu ban hành mới, bao gồm thời gian thực hiện, phòng ban được đào tạo, danh sách  nhân viên được đào tạo… Hoặc cập nhập thông tin tài liệu mới và yêu cầu nhân viên phải tìm hiểu và đọc tài liệu mới ban hành. Một chức năng để biết được nhân viên trong công ty đã đọc hay nắm bắt thông tin mới chưa sẽ giúp cho quản lý quan sát và nắm bắt được các nhân viên.

Phần mềm xuất báo cáo ghi nhận các dữ liệu sử dụng tài liệu của nhân viên để khi có đánh giá từ các bộ phận có thể dựa trên dữ liệu để đánh giá hiệu quả.

3.Tạo các nhóm người dùng cùng chức năng sử dụng riêng các tài liệu

Các nhóm phòng ban khác nhau, hoặc các nhóm nhân viên khác nhau nhưng cùng liên quan đến 1 tài liệu sử dụng, phần mềm hỗ trợ tạo các nhóm nhân viên và quyền được sử dụng tài liệu trong nhóm

Nhòm náy có thể không xem được tài liệu của nhóm khác nhờ chức năng phân bổ tài liệu về các nhóm. Hay tất cả các nhóm, nhân viên đều xem được tài liệu chung của công ty.

4.Phân quyền user trong phần mềm

Phần tạo cho phép người dụng tạo user, password và phân quyền cho nhân viên.

Nhân viên chỉ có quyền hạn và thấy được các chức năng mình được phân quyền

5.Tạo chữ ký điện tử

Một trong những công cụ hữu dụng cho các nhân viên quản lý là nhân viên có thể tạo chữ ký trên phần mềm, hỗ trợ cho việc phê duyệt từ xa, nhất là trong trường hợp công tác ở xa, ở nước ngoài hay phải làm việc ở nhà.

Mỗi cá nhân quản lý chữ ký riêng của cá nhân, nhân viên khác không thể sử dụng.

6.Kỹ thuật Audit trail

Kỹ thuật Audit trail là kỹ thuật hỗ trợ quản lý toàn bộ phần mềm quản lý và ban hành tài liệu theo đúng tiêu chuẩn Hoa Kỳ CRT 21 part 11: Truy vết kiểm tra và Truy xuất nguồn gốc

Kỹ thuật này ghi nhận tất cả thao tác từ tạo mới tài liệu, cho đến chỉnh sửa, sử dụng tài liệu của người dùng. tạo user mới hay thay đổi mật khẩu, thay đổi chữ ký. Tất cả các hoạt động phần mềm đều được ghi nhận lại nhằm mục đích hỗ trợ việc truy vết kiểm tra và truy vết nguồn gốc các sai sót hay vấn để khi có sự việc xảy ra.

HOTLINE ( ZALO ) : 097.222.0906 (Ms.Hằng)
Chúng tôi ý thức sâu sắc rằng sản phẩm tốt nhưng công tác hỗ trợ khách hàng không tốt thì dần dần sản phẩm đó cũng khó tồn tại nên chúng tôi luôn luôn quan tâm chăm sóc khách hàng của mình bằng nhiều hình thức khác nhau từ trực tiếp cho đến gián tiếp.
Quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu sâu hơn về chuyển đổi số, về phần mềm chuyên biệt cho ngành dược hãy liên hệ với chúng tôi.
Các chuyên gia của chúng tôi đã sẵn sàng trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và giúp bạn chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Hotline tư vấn giải pháp:  0909 765 849 : Ms.Trang.
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

———————————————————————-

CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ MỚI
Mã số thuế: 0310920906
Địa chỉ: L14 – 08B, Lầu 14, Tòa nhà Vincom, 72 Lê Thánh Tôn, P. Bến Nghé, Q. 1, Tp. HCM

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *